Procediamo con l' opzione n. 6 del Menu generale, che riguarda la gestione del foglio cassa. 

Prima di accedere alla spiegazione della procedura e` necessario aggiornare alcuni elenchi nel modo descritto di seguito:

Il pacchetto software E.A.SY.-EL.COM.IT. precede la compilazione automatizzata dei giornali cassa. E` possibile "creare" fogli cassa distinti per le varie Agenzie rappresentate, anche se riguardanti la stessa Compagnia, consentendo quindi di gestire tutte le operazioni di quietanzamento separatamente per ogni Agenzia.

E`opportuno rilevare che l'installazione degli archivi relativi ai fogli cassa deve essere effettuata dal personale EL.COM.IT., al quale l'Utente e` tenuto a farne esplicita richiesta.

Ecco di seguito come si articola il Menu dei fogli cassa:

Il primo dato da digitare nella procedura dell'inserimento e' quello relativo alla sigla dell'Agenzia; (I campo dell'elenco AGEN) sul cui foglio cassa s'intende lavorare.

Una volta inserita la sigla prescelta avremo la seguente schermata:

Il cursore si trova posizionato sul dato del Ramo, e via via si spostera' sui dati successivi. Non e` possibile modificare le informazioni generali del foglio cassa in questa situazione, ma per intervenire su di esse e` necessario selezionare l'opzione n.4.

Per muoversi all'interno del prospetto sopra indicato bisogna utilizzare i tasti di direzione (frecce); l'uso del tasto RETURN fa terminare la fase di inserimento. Vediamo ora come procedere per l'immissione delle informazioni necessarie alla registrazione dell'operazione nel foglio cassa.

NOTA BENE: E` possibile, durante l'inserimento, utilizzare un conciso aiuto in linea per ottenere chiarimenti sui dati da inserire. Per ottenere cio` occorre premere simultaneamente i tasti CTRL-A: sulla riga di fondo dello schermo apparira` una linea di spiegazione relativa all'informazione che si sta immettendo.

Questa opzione serve per registrare un incasso nel foglio cassa nel caso in cui non sia stato fatto il quietanzamento in automatico. Occorre poi ricordarsi di registrare l'operazione anche in contabilita'.

Inizialmente verra` visualizzata la data corrente, ma e` ovviamente possibile modificare quest'informazione indicando l'esatta data di incasso. E` opportuno sottolineare che non e` possibile registrare un'operazione in data antecedente all'ultima emissione.

ad un massimo di 9 caratteri.

Terminata la fase di inserimento, sullo schermo comparira` la domanda:

TUTTO OK ?

Se a questa domanda si risponde affermativamente digitando il tasto S, l'operazione verra` registrata nel foglio cassa; se si risponde N, il cursore si riposizionera` sulla richiesta 4 di Ramo e, con l'uso dei tasti di direzione, ci si potra` portare sulla richiesta desiderata, modificandola.

La scelta n.2 permette di modificare le informazioni di una operazione precedentemente registrata nel foglio cassa. 

L'opzione n.3 consente di cancellare una qualsiasi operazione del foglio cassa. Si procede in maniera del tutto analoga al precedente caso di modifica, ovvero, dopo aver indicato le eventuali chiavi di ricerca ed aver individuato l'operazione da eliminare, bisogna rispondere affermativamente alla domanda:

CANCELLO L'OPERAZIONE?

Se si risponde N o si premono simultaneamente i tasti CTRL-C si ritornera` al sottomenu dei fogli cassa senza che il foglio cassa.

Occorre tener presente che un'operzione cancellata dal foglio cassa risultera' comunque nelle liste contabili e che nella polizza la data di registrazione a foglio cassa non verra' modificata.

L'opzione 4 permette la modifica delle informazioni generali relative ad uno specifico foglio cassa, e quindi puo' essere usata al momento dell'installazione dell'archivio.

Si consiglia di utilizzare questa opzione al momento della creazione dell'archivio dei fogli cassa per introdurre le informazioni sopra indicate. Queste informazioni, tranne naturalmente la Ragione Sociale ed il Codice dell'Agenzia, saranno automaticamente aggiornate dopo l'emissione del foglio cassa.

L'opzione n.5 presenta l'occupazione in archivio dei fogli cassa, mediante il seguente schema:

Questa scelta consente di visualizzare le operazioni contenute in un determinato foglio cassa. E` necessario sottolineare che l'operazione di emissione cancella dall'archivio corrente le registrazioni relative al periodo indicato, si consiglia pertanto di effettuare una visualizzazione del foglio cassa per eventuali controlli prima di procedere con l'emissione definitiva.

Una volta inserita la sigla dell'agenzia, otteniamo il seguente schema:

Stabilito il periodo di nostro interesse la visualizzazione riporta una lista di tutte le operazioni effettuate, comprendente quanto segue: N. polizza, Ramo codice operazione, premi, importi dovuti alle entrate o relativi alle uscite, le date, ecc. Al termine della lista verranno riportati i saldi e di seguito i totali.

Per l'emissione del foglio cassa si dovra' utilizzare l'opzione n.7. Questa scelta permette l'emissione definitiva di un foglio cassa. Dopo aver richiesto la sigla dell'agenzia interessata, il programma domandera':

AZZERAMENTO RIPORTI PRECEDENTI? (S/N)

Se si vuole riportare sulla emissione successiva l'importo dei totali relativi all'emissione in corso bisogna rispondere "N". Se si risponde "S", dopo questa emissione del foglio cassa, verranno azzerati tutti i riporti; sulla successiva emissione, pertanto, non comparira` nessun importo relativo alla precedente emissione.

L'emissione del foglio cassa prevede come dispositivo di uscita la stampante, per cui l'operatore dovra` accertarsi, prima di procedere con l'emissione, di avere una stampante collegata.

Rispondendo affermativamente alla domanda: "TUTTO OK?" verra' richiesta l'unita' di stampa prima di procedere all'emissione.